1. Mục tiêu công việc
- Đảm bảo hoạt động thu mua, cung ứng diễn ra thông suốt, kịp thời, hiệu quả, đúng quy trình.
- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu vật tư, hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định chất lượng.
- Tối ưu chi phí, đảm bảo chất lượng và tiến độ.
- Góp phần hoàn thành các mục tiêu chung của Bộ phận và của Công ty trong lĩnh vực cung ứng.
- Đáp ứng yêu cầu an toàn thực phẩm.
2. Phạm vi công việc và trách nhiệm chi tiết
- Tiếp nhận, rà soát và tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các bộ phận liên quan.
- Tham gia xây dựng và triển khai kế hoạch thu mua ngắn hạn, trung hạn đặc biệt trong các dịp Lễ, Tết hay mùa cao điểm.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động:
- Tìm kiếm nhà cung cấp
- So sánh báo giá
- Đề xuất phương án mua sắm phù hợp
- Giá cả
- Chất lượng
- Tiến độ giao hàng
- Dịch vụ hậu mãi
- Theo dõi tồn kho
- Lập kế hoạch bổ sung vật tư, hàng hóa
- Hạn chế tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt
- Dự báo nhu cầu vật tư, hàng hóa
- Đảm bảo cung ứng phù hợp với kế hoạch hoạt động kinh doanh.
- Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng thời gian, đúng số lượng và đúng chất lượng yêu cầu.
- Phối hợp xử lý các phát sinh trong quá trình thu mua (chậm tiến độ, sai quy cách, biến động giá…).
- Đề xuất các cải tiến trong quy trình, kiểm soát chi phí.
3. Quản lý và phát triển nhà cung cấp
- Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp mới đáp ứng yêu cầu của Công ty
- Theo dõi kiểm soát chất lượng hàng hóa, nguồn gốc xuất xứ, an toàn thực phẩm, hạn sử dụng.
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả nhà cung cấp định kỳ dựa trên các tiêu chí:
- Đề xuất thay đổi hoặc bổ sung nhà cung cấp khi cần thiết.
4. Kiểm soát chi phí và ngân sách
- Theo dõi, kiểm soát chi phí thu mua theo kế hoạch và ngân sách đã được phê duyệt.
- Phân tích biến động giá, xu hướng thị trường liên quan đến vật tư, hàng hóa.
- Đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí thu mua, nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán trong việc:
- Đối chiếu công nợ
- Hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp
- Kiểm soát chứng từ mua sắm
5. Phối hợp kho và các bộ phận liên quan
- Phối hợp với bộ phận Kho trong việc:
- Phối hợp với bộ phận Sản xuất/Kinh doanh để:
- Phối hợp với các bộ phận kỹ thuật (nếu có) để đảm bảo vật tư đáp ứng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
6. Quản lý nhân sự trong phạm vi được giao
- Phân công, giám sát và hỗ trợ công việc của nhân viên thuộc quyền quản lý.
- Hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ thu mua – cung ứng cho nhân viên.
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên theo tiêu chí và KPI được giao.
